Purchase Requisition & Purchase Order
Après la préparation des Master Data, cette étape transforme un besoin d’achat en document d’achat exploitable dans SAP.
La Purchase Requisition formalise le besoin interne. La Purchase Order transforme ensuite ce besoin en commande fournisseur structurée, avec un Supplier, un Material, une quantité, un Plant, une Purchasing Organization, un Purchasing Group et des conditions d’achat cohérentes.
Aperçu de la réalisation
Tutoriel vidéo
Purchase Requisition & Purchase Order
Cette vidéo montre la création d’une Purchase Requisition, puis sa transformation en Purchase Order. Comme l’environnement SAP a été construit de zéro, certains blocages de customizing apparaissent pendant le scénario. Ils sont analysés et corrigés pour sécuriser le flux avant les étapes Goods Receipt et Supplier Invoice.
Présentation détaillée
Le cheminement suit une logique fonctionnelle : Purchase Requisition → Material & Plant → Quantity & Delivery Need → Source Determination → Conversion to Purchase Order → Supplier & Purchasing Organization → Purchasing Group → Price & Conditions → Customizing Diagnosis → FI/MM Control Points → Purchase Order Validation.
Créer la Purchase Requisition
Je commence par créer une Purchase Requisition pour formaliser le besoin d’achat interne.
La Purchase Requisition permet de traduire un besoin opérationnel en demande exploitable par le processus achats, avant la création d’une Purchase Order fournisseur.
Renseigner le Material et le Plant
Je renseigne ou contrôle le Material ROH et le Plant 7010 dans la Purchase Requisition.
SAP doit connaître l’article concerné et le site destinataire pour vérifier les données d’achat, les données de stock et la logique de valorisation associée au scénario.
Structurer le besoin d’achat
Je renseigne ou contrôle la quantité demandée et les informations nécessaires à l’approvisionnement.
Ces données permettent de transformer un besoin interne en demande claire, exploitable et cohérente avec les contraintes opérationnelles du flux Procure-to-Pay.
Contrôler la Source Determination
Je contrôle la cohérence entre le Supplier, le Material, le Purchasing Info Record, la Source List et le Quota Arrangement si applicable dans le scénario.
La Source Determination permet à SAP de proposer ou de contrôler la source d’approvisionnement uniquement si les Master Data et les données de sourcing sont correctement préparées.
Convertir la Purchase Requisition en Purchase Order
Je transforme la Purchase Requisition en Purchase Order fournisseur.
La Purchase Order formalise l’achat auprès du Supplier. Elle engage le processus avec un article, une quantité, un Plant, une Purchasing Organization, un Purchasing Group et des conditions d’achat.
Contrôler le Supplier et la Purchasing Organization
Je contrôle l’utilisation du Supplier préparé en Master Data et de la Purchasing Organization R700.
Une Purchase Order doit être rattachée à un Supplier utilisable et à une Purchasing Organization cohérente avec le périmètre du scénario.
Contrôler le Purchasing Group
Je contrôle l’utilisation du Purchasing Group dans le document d’achat.
Le Purchasing Group permet d’identifier la responsabilité opérationnelle achat dans la Purchase Requisition ou la Purchase Order.
Vérifier les Price and Conditions
Je contrôle les informations de prix et les conditions d’achat disponibles dans le scénario.
La Purchase Order doit porter une valeur cohérente avant d’être utilisée dans les étapes suivantes, notamment le Goods Receipt et la Supplier Invoice.
Analyser les blocages de customizing
J’analyse les messages bloquants rencontrés pendant la création ou la conversion du document.
Dans un environnement SAP construit de zéro, certains réglages peuvent manquer. Ces blocages permettent d’identifier les données ou paramètres FI/MM à compléter pour sécuriser la suite du flux.
Corriger les FI/MM Control Points
Je corrige ou adapte les réglages nécessaires lorsque le scénario révèle un manque de customizing.
Cette étape sécurise le lien entre achat, stock et comptabilité. Une Purchase Order peut être bloquée si les données article, la valorisation, les comptes automatiques, les types de documents ou les plages de numérotation ne sont pas cohérents.
Valider la Purchase Order
Je contrôle la Purchase Order créée à partir de la Purchase Requisition.
Avant de poursuivre vers le Goods Receipt, la commande doit contenir les informations attendues : Supplier, Material, quantité, Plant, Purchasing Organization, Purchasing Group et conditions d’achat.
À ce stade, le besoin d’achat est formalisé dans SAP puis transformé en Purchase Order fournisseur exploitable. Le flux Procure-to-Pay peut maintenant passer de la phase achat à la phase logistique avec l’étape Goods Receipt.
Avant / Pendant / Après
Avant
L’Enterprise Structure, les Valuation & Control Settings et les Master Data sont préparés, mais aucun document d’achat n’a encore été créé dans le scénario.
Pendant
Je crée une Purchase Requisition, je contrôle les données d’achat et de sourcing, puis je transforme le besoin interne en Purchase Order fournisseur. Les blocages éventuels sont analysés pour identifier les données ou réglages manquants.
Après
Le flux dispose d’une Purchase Order exploitable pour lancer la suite du processus : Goods Receipt, Supplier Invoice.