Purchase Requisition & Purchase Order
Après la préparation des Master Data, cette étape transforme un besoin d’achat en document d’achat exploitable dans SAP.
La Purchase Requisition formalise le besoin interne. La Purchase Order transforme ensuite ce besoin en commande fournisseur complète, avec un Supplier, un Material, une quantité, un Plant, une Purchasing Organization, un Purchasing Group et des conditions d’achat cohérentes.
Aperçu de la réalisation
Tutoriel vidéo
Purchase Requisition & Purchase Order
Cette vidéo montre la création d’une Purchase Requisition, puis sa transformation en Purchase Order. Comme l’environnement SAP a été construit de zéro, certains blocages de paramétrage apparaissent pendant le scénario. Ils sont analysés et corrigés pour sécuriser le flux avant les étapes Goods Receipt et Supplier Invoice.
Présentation détaillée
Le cheminement suit une logique fonctionnelle : créer la Purchase Requisition, la convertir en Purchase Order, puis valider la Purchase Order avant de poursuivre vers le Goods Receipt.
Créer la Purchase Requisition
Je commence par créer une Purchase Requisition pour formaliser le besoin d’achat interne.
Dans cette demande, je renseigne le Material ROH, le Plant 7010, la quantité demandée et les informations nécessaires à l’approvisionnement.
SAP enregistre alors une Purchase Requisition avec son propre numéro. À ce stade, il s’agit d’une demande interne : il n’y a pas encore de commande fournisseur, pas d’entrée en stock et pas d’écriture comptable.
Je contrôle aussi la Source Determination, c’est-à-dire la capacité de SAP à retrouver le bon Supplier pour ce Material. Ce contrôle s’appuie sur les Master Data préparées avant : Purchasing Info Record, Source List et données fournisseur/article.
Convertir la Purchase Requisition en Purchase Order
Je transforme la Purchase Requisition en Purchase Order fournisseur.
La Purchase Order formalise l’achat auprès du Supplier. Elle reprend le besoin initial et l’engage dans le processus achat avec un article, une quantité, un Plant et une organisation achats.
SAP crée alors une Purchase Order avec son propre numéro et conserve le lien avec la Purchase Requisition d’origine. On peut ainsi suivre le passage du besoin interne vers la commande fournisseur.
Je contrôle le Supplier préparé en Master Data, la Purchasing Organization R700, le Purchasing Group, ainsi que les prix et conditions d’achat disponibles dans le scénario.
Valider la Purchase Order
Je contrôle la Purchase Order créée à partir de la Purchase Requisition.
Une fois créée, la Purchase Order devient le document d’achat officiel dans SAP. Elle indique au fournisseur ce qui est commandé, en quelle quantité, pour quel site, avec quelles conditions d’achat.
Elle ne crée pas encore d’entrée en stock ni d’écriture comptable. Son rôle est de poser la base de la suite du flux : Goods Receipt, puis Supplier Invoice.
Avant de poursuivre, la commande doit donc contenir les informations attendues : Supplier, Material, quantité, Plant, Purchasing Organization, Purchasing Group et conditions d’achat.
À ce stade, le besoin d’achat est formalisé dans SAP puis transformé en Purchase Order fournisseur exploitable. Le flux Procure-to-Pay peut maintenant passer de la phase achat à la phase logistique avec l’étape Goods Receipt.
Avant / Pendant / Après
Avant
L’Enterprise Structure, les Valuation & Control Settings et les Master Data sont préparés, mais aucun document d’achat n’a encore été créé dans le scénario.
Pendant
Je crée une Purchase Requisition, je contrôle les données d’achat et de sourcing, puis je transforme le besoin interne en Purchase Order fournisseur. Je valide ensuite la commande avant la suite du flux. Les blocages éventuels sont analysés pour identifier les données ou réglages manquants.
Après
Le flux dispose d’une Purchase Order exploitable pour lancer la suite du processus : Goods Receipt, Supplier Invoice.