Invoice Verification
Dernière étape du scénario Procure-to-Pay SAP : contrôler la Supplier Invoice, la rapprocher de la Purchase Order et du Goods Receipt, puis vérifier la cohérence GR/IR avant la suite du flux.
L’objectif n’est pas de présenter un Payment exécuté, mais de montrer comment la facture fournisseur est contrôlée dans SAP après la réception marchandise.
Aperçu de la réalisation
Tutoriel vidéo
Invoice Verification
Cette vidéo correspond à la dernière étape du scénario Procure-to-Pay SAP. Elle illustre le contrôle de la Supplier Invoice après la réception marchandise, avec l’objectif de rapprocher les informations de commande, de réception et de facture, sans présenter ce cas pratique comme une mission client.
Présentation détaillée
Le cheminement suit une logique fonctionnelle : contrôler la Supplier Invoice, la rapprocher de la Purchase Order et du Goods Receipt, traiter les écarts éventuels, puis lire l’Invoice Document créé dans SAP.
Contrôler la Supplier Invoice
Je commence par contrôler la Supplier Invoice en lien avec les documents déjà créés dans le scénario Procure-to-Pay.
La facture fournisseur ne doit pas être analysée isolément. Elle doit être rapprochée de la Purchase Order et du Goods Receipt pour vérifier la cohérence du flux.
À ce stade, l’objectif est de confirmer que la facture correspond bien à une commande fournisseur et à une réception marchandise existantes dans SAP.
Réaliser le Three-Way Match
Je compare la Supplier Invoice avec la Purchase Order et le Goods Receipt.
La Purchase Order permet de vérifier ce qui a été commandé : Supplier, Material, quantité, prix et conditions d’achat. Le Goods Receipt permet de vérifier ce qui a vraiment été reçu.
Le Three-Way Match compare donc trois informations simples : ce qui a été commandé, ce qui a été reçu et ce qui est facturé.
Traiter les écarts éventuels
Je compare les quantités facturées, les prix, les montants et les taxes si applicables avec les données de la Purchase Order et du Goods Receipt.
Si un écart apparaît, SAP peut bloquer la facture ou appliquer des règles de tolérance. L’objectif est d’éviter de valider une facture qui ne correspond pas à ce qui a été commandé ou reçu.
Ce contrôle sécurise la suite du traitement comptable avant paiement.
Invoice Document
Lorsque la facture est enregistrée dans SAP, le système crée un Invoice Document.
Ce document garde la trace de la facture fournisseur dans SAP. Il devient la référence pour la suite du traitement comptable.
Il permet aussi de suivre le statut de la facture : conforme, bloquée, à analyser ou prête pour la suite du flux.
Vérifier la cohérence GR/IR
Je vérifie la cohérence avec le GR/IR Clearing Account.
Le GR/IR sert à rapprocher ce qui a été reçu avec ce qui est facturé. Il fait le lien entre la phase logistique du Goods Receipt et la phase facture de l’Invoice Verification.
Quand la facture correspond à la réception, le rapprochement GR/IR devient cohérent et le flux peut avancer vers la suite du traitement comptable.
À ce stade, la Supplier Invoice est contrôlée dans le flux Procure-to-Pay. Elle est rapprochée de la Purchase Order et du Goods Receipt, les écarts éventuels sont identifiés, la cohérence GR/IR est vérifiée et le scénario clôture la lecture fonctionnelle du flux sans présenter le Payment comme réalisé.
Avant / Pendant / Après
Avant
La Purchase Order est créée et le Goods Receipt est posté. SAP dispose donc d’une commande fournisseur et d’une réception marchandise à rapprocher de la Supplier Invoice.
Pendant
Je contrôle la Supplier Invoice par rapport à la Purchase Order et au Goods Receipt, puis je vérifie les quantités, les prix, les montants, les écarts éventuels, l’Invoice Document et la cohérence GR/IR.
Après
La facture est contrôlée dans le flux Procure-to-Pay. Le scénario clôture la lecture fonctionnelle du flux côté Invoice Verification, sans présenter le Payment comme exécuté.